服務項目詳情

社區進駐規劃
一、作業原則
事預則立,不預則廢。進駐前置作業完整使進駐初期的銜接作業順暢,不易造成住戶及委員的困擾,進而追求最好的管理服務品質,以在適當的成本效益下滿足顧客需要的預期效果。
二、權責單位
業務部:負責統籌所有進駐工作事宜。
勤務部:保全人員之安排、職前訓練、調度、應徵。
樓管部:行政督導進駐所需物品、資料之準備。
機電部:負責各項設備之測試及點收。
環保部:負責進駐時社區環境清潔工作之支援及環保人員清潔流程排定及人員訓練。
行政企劃部:負責各種進駐POP之製作。
會計部:負責財務之交接工作。
三、內容
1.社區現況勘察記事
(1)公司於委員會確認承攬社區管理後至現場了解與住戶、設備相關之人、時、事、物狀況。
(2) 業務部門於簽訂合約後聯絡各相關部門主管召集進駐籌備會,以將社區委員會要求及現況勘察結果確實傳達,以滿足顧客需要的預期效果。
2.社區檔案建立
各項進駐之資料、簿冊建立、包含規約及管理辦法、住戶資料、車籍資料、廠商資料、公共財產清冊、財務收支報表、管理費收繳資料….等。
3.人員選派及進駐前職前訓練
(1)應委員會要求及社區特性選任適當人選完成進駐前教育訓練及實地見習。
(2)排定清潔工作流程、管理人員每日工作流程,避免進駐初期的銜接作業順暢,不造成住戶及委員的困擾。
(3)進駐前對派駐人員應對禮儀訓練(訪客接待、住戶接洽、電話應答)
(4)抗壓性訓練(傾聽客戶投訴、應付第一線的不滿與憤怒、避免對抗)
(5)與住戶互動快速熟悉住戶訓練,以利管理工作之推展。
4.進駐移交作業
(1)對社區機電設施數量進行移交(固著物部份)。
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(2) 對社區可移動財產數量進行移交(非固著物部份)。
(3)對社區檔案、文件數量進行移交(行政部份)。
(4)對社區財務資料數量進行移交(財務部份)。
(5) 避免進駐交接作業時漏失造成爭議及困擾,故要求移交單位先行列表造冊,逐項清點。
(6) 追求最好的管理服務品質,以在進駐時完成所有文件、檔案、使用器具就定位,使社區管理工作立時步上軌道。
5.行政作業規劃
(1)財務催收作業快速上軌。(參照管理費催收作業流程)
(2)會議、公告、報告書、工作日誌等文件歸檔作業定稿。
(3)進駐當日設備清單確認。
(4)與管理委員會溝通出合宜、合法的行政作業規範。
(5) 建立社區檔案作業執行準則,使現場人員有明確的工作執行準則完成任務。
(6) 避免進駐初期的銜接作業,造成住戶及委員的困擾。
6.進駐後督導作業
(1)為使各項管理工作於最短時間內,依公司之作業模式落實執行、步上軌道,各部門應分工合作、發揮團隊精神,全力以赴。
(2)為使公司能夠迅速獲得社區住戶之認同,公司採柔性訴求,主動認識住戶、服務住戶,建立公司高品質服務之形象。
(3)設立意見反映單及意見箱,並公告讓住戶知道。
(4)公告公司之申訴專線04-22446633
(5)現場主管應立即查閱生活規約、歷屆委員會議記錄、住戶意見反應記錄及各種歷史記錄文件,以了解社區概況及住戶需求。
(6)現場主管了解社區硬體設備概況及缺失,提出委員會了解改善。
(7)排訂年度工作計劃表。
(8)擬定工作計劃進度表。
(9)主管依序拜訪委員及住戶,現場人員除平日住戶進出時,主動與住戶打招呼,認識住戶、服務住戶,了解住戶需求,並利用住戶領掛號信、取信、繳管理費等各種機會認識住戶。
(10)張貼各種提昇社區生活品質海報。
(11)推動各項社區文化活動,凝聚住戶共識。

地址: 台中市北屯區北屯路455號8F  電話: 04-22446633 連絡人   傳真: 04-22447386

 

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